Případová studie
Půjčovna Kilhof Krnov

Půjčovna Kilhof Krnov

Půjčovna a servis Kilhof působí v Krnově v Moravskoslezském kraji. Nabízí zapůjčení přívěsných vozíků, dodávek, autopřepravníků a osobních vozů. Firma má na lokálním trhu dobrou reputaci — avšak celá administrativa fungovala výhradně manuálně.

Majitel trávil značnou část víkendů a večerů vyřizováním rezervací po telefonu, vystavováním faktur a hlídáním plateb. Systém byl funkční, ale neškálovatelný.

Výchozí stav

Před realizací projektu vypadal provoz takto:

• rezervace zapisovány do papírového deníku
• faktury vystavovány ručně pro každou rezervaci
• uhrazenost sledována manuálně
• zákazník musel volat pro zjištění dostupnosti
• přístupové kódy ke schránce s klíči předávány osobně nebo přes zprávy
• smlouvy sepisovány fyzicky

Výsledkem byla vysoká časová zátěž majitele, riziko dvojitých rezervací a faktická nemožnost provoz škálovat bez navýšení personálu.

Co bylo potřeba vyřešit

Datilo provedlo analýzu provozu a definovalo klíčové cíle:

• online rezervační systém s přehledem dostupnosti v reálném čase
• automatické generování smluv a zálohových faktur
• propojení s Moneta Money Bank pro párování plateb bez manuálního zásahu
• napojení na Fakturoid pro automatické vystavování faktur
• automatické odesílání přístupových kódů v moment zahájení rezervace
• minimalizace osobního času majitele věnovaného provozu

Návrh a realizace

Datilo navrhlo kompletní architekturu systému. AP Development provedlo vývoj na klíč — bez použití frameworku — jako vlastní webová aplikace optimalizovaná pro PC, tablet i mobilní telefon.

Realizace proběhla ve šesti fázích:

• Analýza a návrh — audit požadavků, návrh datové architektury a integračních bodů (Datilo)
• Design a prototyp — grafický návrh respektující brand Kilhof, záměrně jednoduchý styl pro řemeslnickou klientelu (AP Development)
• Vývoj na klíč — vlastní rezervační systém, správa dostupnosti, generování PDF dokumentů (AP Development)
• Integrace — Moneta Money Bank API, Fakturoid API (AP Development / Datilo)
• Automatizace — mailing, kontrola uhrazenosti, odesílání přístupových kódů (AP Development)
• Testování a spuštění — hosting, Google Analytics, SEO (AP Development)

Celková doba realizace: 2 měsíce.

Jak systém funguje dnes

Zákazník navštíví web, vybere položku, zkontroluje dostupnost v online kalendáři a vyplní rezervační formulář. Systém okamžitě vygeneruje smlouvu v PDF a odešle zálohovou fakturu s QR kódem pro platbu.

Jakmile banka zaznamená příchozí platbu, systém ji automaticky spáruje s rezervací, vystaví ostrou fakturu a rezervaci potvrdí. V moment zahájení rezervace zákazník obdrží přístupový kód ke schránce s klíči a dokumenty — bez jakéhokoli zásahu majitele.

Neuhrazené rezervace jsou automaticky mazány po uplynutí stanovené lhůty.

Klíčové architektonické rozhodnutí

Systém byl záměrně postaven bez hotového rezervačního řešení nebo frameworku. Každé automatické pravidlo — smazání rezervace, odeslání kódu, spárování platby — je jednoznačné, auditovatelné a snadno rozšiřitelné.

To je základ, který umožňuje provoz bez lidského dohledu.

Výsledky po třech měsících provozu

• 120 realizovaných rezervací za první tři měsíce od spuštění
• Téměř nulové storno — zákazníci rezervují vědomě a platí
• Minimální osobní čas majitele — provoz běží autonomně 24/7
• zákazníci rezervují večer, v noci i o víkendech bez nutnosti kontaktovat majitele
• administrativa probíhá plně automaticky — smlouvy, faktury, párování plateb

„Dostal jsem několik tipů na web, ale nikdy domluva nedopadla, protože velká část myšlenek, nebyla možná'. S první schůzkou s panem Peterem z Datilo jsem ale zjistil, že vše je reálné a možné. Jakmile byl systém spuštěn plně, byl jsem mile překvapen, jak skvěle se dá vyhovět klientům i v časech večerních, nočních nebo víkendových. Díky pana Petera netrávím tolik času s nutnou administrativou a mohu se věnovat dalším věcem."

— Josef Kilhof, majitel půjčovny Kilhof Krnov

Investice a kontext

Celková investice klienta do projektu činila 90 000 Kč včetně DPH. Zahrnovala analýzu a návrh architektury, vývoj webové aplikace na klíč, obě integrace (Moneta Money Bank, Fakturoid), automatizaci všech provozních procesů, grafický návrh, hosting, SEO a zabezpečení.

Systém nahrazuje práci, která by jinak vyžadovala částečný úvazek administrativního pracovníka. Investice se klientovi vrátila v průběhu prvního čtvrtletí provozu.

Použité technologie

• vývoj na klíč bez frameworku
• REST API a vlastní datová vrstva
• automatické úlohy (cron, event-driven)
• Moneta Money Bank API — párování plateb v reálném čase
• Fakturoid API — automatická fakturace
• PDF generování — smlouvy a faktury
• automatický mailing
• vlastní hosting PETER HOLDING s.r.o.
• Google Analytics, Google Search Console, SEO